FIRMA - Gründung UG #107
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Erst das Konto: Sie müssen zuerst den Notartermin mit dem Musterprotokoll wahrnehmen. Der Notar gibt Ihnen die Gründungsdokumente für die "UG i.Gr.". Damit eröffnen Sie sofort das Geschäftskonto (z.B. bei Qonto oder Finom) und zahlen Ihr Stammkapital (z.B. 1.500 €) ein.Beleg an den Notar: Den Einzahlungsbeleg schicken Sie dem Notar, damit dieser die UG endgültig im Handelsregister einträgt.Buchhaltung verknüpfen: Sobald die UG eingetragen ist, abonnieren Sie die Buchhaltungssoftware und verknüpfen das Konto per PSD2-Schnittstelle. Ab diesem Moment läuft der Abgleich von Serverkosten und ersten Software-Einnahmen vollautomatisch.
https://notar-formulare.de/aichach/unternehmensgruendung/?gf_token=9c7d6796b19d436c9a7606f58219fc18
1. Software für die doppelte Buchhaltung (Bilanzierung)
2. Das passende Geschäftskonto für die UG-Gründung
Direktvergleich für digitale Software-Unternehmen
Kriterium | Kombination A (Maximum Automatisierung) | Kombination B (Maximale Skalierbarkeit) -- | -- | -- Buchhaltung | Lexoffice | sevDesk Geschäftskonto | Qonto | Finom Schnittstellen | Sehr starke REST-API (wichtig für eigene Software) | Exzellente Stripe- und PayPal-Integrationen Eignung | Wenn Sie globale Plattformen anbinden | Wenn Sie schnell & unkompliziert starten wollenNächste Schritte zur Einrichtung
Ich benötige Code für die Integration von Paddle Billing (Merchant of Record) als Zahlungsdienstleister in mein bestehendes Software-Backend.
Hier sind meine Rahmenbedingungen:
custom_datades Paddle-Checkouts.Bitte generiere mir zwei saubere Code-Beispiele:
Frontend-Snippet (JavaScript):
Wie öffne ich das Paddle-Checkout-Overlay korrekt und übergebe die
userIdin dencustom_data, damit diese im Webhook wieder mitgeliefert wird?Backend-Endpunkt (Webhook-Handler):
/v1/paddle-webhook), der das Eventtransaction.completedverarbeitet.userIdaus dencustom_dataaus.Schreibe den Code sauber, modular und verwende aktuelle Best Practices (z. B. Umgebungsvariablen für API-Keys).
Zusammenfassung für Ihre nächsten SchritteNutzen Sie die Online-Rechner von exali oder Hiscox.Geben Sie als Tätigkeit „Softwareentwicklung / Vertrieb von digitalen Produkten“ an.Wählen Sie das Gründungsjahr (2026) und Ihren erwarteten Umsatz für die nächsten 12 Monate (z. B. bis 25.000 € oder bis 50.000 €) – Gründer erhalten oft massive Start-up-Rabatte (bis zu 15–25 %).Setzen Sie unbedingt das Häkchen bei "Einschluss USA / Kanada".Möchten Sie eine Schätzung, wie sich die Kosten der Versicherung verändern, wenn Sie den USA-Baustein aktivieren, oder benötigen Sie Hilfe bei der Formulierung des genauen Tätigkeitsberichts für den Versicherungsantrag?
Ausfüllen des steuerlichen Erfassungsbogens (Finanzamt)Sobald die UG im Handelsregister eingetragen ist, müssen Sie sich unaufgefordert beim Finanzamt anmelden. Das geschieht rein digital über das Portal ELSTER.Warum das eilt: Erst nach der Bearbeitung erhalten Sie Ihre Steuernummer und Ihre USt-IdNr. (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer).Wichtig für Paddle: Sie benötigen die USt-IdNr., um Paddle Verträge zu schließen und Rechnungen steuerfrei im B2B-Bereich auszustellen.
Anmeldung beim GewerbeamtNach dem Eintrag im Handelsregister müssen Sie den Betrieb der UG beim lokalen Gewerbeamt Ihrer Gemeinde anmelden (Gewerbeanmeldung).Die Kosten hierfür sind regional unterschiedlich und liegen meist zwischen 20 € und 60 €.Als Tätigkeit können Sie z. B. "Entwicklung, Vertrieb und Lizenzierung von Softwareprodukten" angeben.
Eintragung in das TransparenzregisterJede UG und GmbH ist gesetzlich verpflichtet, ihre „wirtschaftlich Berechtigten“ im Transparenzregister einzutragen.Da Sie der alleinige Gründer sind, müssen Sie sich dort eintragen (Sie halten mehr als 25 % der Anteile).Die Eintragung muss zügig nach der Registereintragung erfolgen, da bei Versäumnissen empfindliche Bußgelder drohen.
Impressum, Datenschutzerklärung und AGB auf der WebsiteDa Sie Ihre Software online vertreiben, muss Ihre Website ab Tag 1 rechtssicher sein:Impressum: Hier muss die UG als Gesellschaftsform stehen (z. B. SoftwareXY UG (haftungsbeschränkt)), vertreten durch Sie als Geschäftsführer, inklusive Handelsregisternummer (HRB) und Amtsgericht.Datenschutzerklärung (DSGVO): Da Sie Nutzerkonten (Discord, Google) verwalten und Tracking-Tools oder Paddle-Skripte nutzen, benötigen Sie eine lückenlose Datenschutzerklärung. Nutzen Sie dafür Generatoren wie den von e-recht24.de oder WBS Legal.
Eröffnungsbilanz erstellenRechtlich gesehen muss für die UG zum Tag der Eintragung eine sogenannte Eröffnungsbilanz erstellt und elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden. Da Sie mit Bargeld gründen, ist diese extrem simpel (Aktivseite: Bankguthaben / Passivseite: Stammkapital). Sie können dies direkt über Ihre gewählte Buchhaltungssoftware (Lexoffice oder sevDesk) erledigen oder an einen Steuerberater übergeben.
Die monatliche Umsatzsteuer-VoranmeldungAls neu gegründete UG müssen Sie in der Regel in den ersten zwei Jahren jeden Monat eine Umsatzsteuer-Voranmeldung über ELSTER an das Finanzamt übermitteln.Warum das einfach ist: Da Sie Paddle nutzen, haben Sie kaum Einzelbuchungen mit ausländischer Steuer. Sie tragen im Prinzip nur Ihre monatliche Paddle-Auszahlung und Ihre Ausgaben (Server, Versicherung) ein. Lexoffice oder sevDesk erledigen diese Meldung mit zwei Klicks direkt aus der Software heraus.
Das Geschäftsführergehalt (Falls Sie sich Geld auszahlen)Die UG ist eine eigene Rechtspersönlichkeit. Sie dürfen nicht einfach Geld vom Geschäftskonto auf Ihr privates Konto überweisen, wenn Sie Geld entnehmen möchten (das wäre eine verdeckte Gewinnausschüttung).Die Lösung: Sie müssen als UG einen Geschäftsführer-Anstellungsvertrag mit sich selbst abschließen. Darin wird ein festes monatliches Gehalt geregelt.Alternative am Anfang: Sie zahlen sich in den ersten Monaten einfach kein Gehalt (0 €), um das Kapital in der Firma zu halten, bis die Software genug abwirft.
IHK-Mitgliedschaft (Zwangsmitgliedschaft)Sobald das Gewerbeamt Ihre UG anmeldet, wirst du automatisch Post von der für dich zuständigen Industrie- und Handelskammer (IHK) erhalten. Die Mitgliedschaft ist für Unternehmen in Deutschland Pflicht.Gründerrabatt: Viele IHKs befreien neu gegründete UGs in den ersten ein bis zwei Jahren vom Grundbeitrag, solange der Gewinn unter einer bestimmten Grenze (oft 25.000 €) bleibt. Den Antrag dazu schickt Ihnen die IHK automatisch zu.
Nach dem ersten Geschäftsjahr: Jahresabschluss & SteuernSobald das erste Kalender- oder Rumpfgeschäftsjahr endet, greifen die Pflichten einer Kapitalgesellschaft:Jahresabschluss aufstellen: Ihr Steuerberater oder Ihre Software muss eine Bilanz sowie eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) erstellen.Offenlegung im Unternehmensregister: Sie müssen die Bilanz elektronisch im Bundesanzeiger / Unternehmensregister veröffentlichen. Für Kleinstkapitalgesellschaften (Micro-Betriebe) reicht eine vereinfachte "Hinterlegung", die öffentlich weniger Einblick bietet.Körperschaftsteuer & Gewerbesteuer: Die UG zahlt ca. 15 % Körperschaftsteuer (zzgl. Solidaritätszuschlag) und rund 15 % Gewerbesteuer auf den erwirtschafteten Gewinn.
Meilenstein: Die 25 %-Rücklagenpflicht (Thesaurierungspflicht)Solange Ihre UG ein eingetragenes Stammkapital von unter 25.000 € hat, greift § 5a Abs. 3 GmbHG:Die Regel: Sie dürfen nicht den gesamten Gewinn an sich privat ausschütten. Sie müssen zwingend 25 % des Jahresüberschusses (Gewinn nach Steuern minus eventuelle Verlustvorträge) in eine gesetzliche Rücklage einstellen.Beispiel: Macht die UG 10.000 € Gewinn nach Steuern, müssen 2.500 € auf dem Firmenkonto als eiserne Rücklage eingefroren werden. Nur die restlichen 7,500 € dürften theoretisch ausgeschüttet werden.
Meilenstein: Das Erreichen von 25.000 € (Der "GmbH-Status")Es ist ein weit verbreiteter Irrtum, dass die UG automatisch zur GmbH wird, sobald 25.000 € auf dem Konto oder in den Rücklagen liegen.Wenn die Summe aus Ihrem ursprünglichen Stammkapital (z. B. 1.500 €) und den angesparten Rücklagen die 25.000 € knackt, haben Sie das Recht, die UG in eine vollwertige GmbH umzuwandeln:Kein Automatismus: Sie bleiben rechtlich so lange eine UG (inklusive der lästigen Rücklagenpflicht), bis Sie die Umwandlung offiziell vollziehen.Der Umwandlungsprozess: Sie müssen einen Notar aufsuchen. Dieser führt eine Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln durch. Die angesparten Rücklagen werden dabei offiziell in Stammkapital umgewandelt. Die Satzung wird angepasst, und die Firma wird im Handelsregister in „GmbH“ umbenannt.Kosten: Dieser Schritt kostet erneut Notar- und Registergebühren (meist um die 400 € bis 600 €) und erfordert eine aktuelle Bilanz vom Steuerberater.Vorteil nach Umwandlung: Die Pflicht, 25 % des Gewinns einzufrieren, fällt ab dem Tag der Eintragung als GmbH sofort weg. Sie dürfen ab dann 100 % der Gewinne ausschütten.
Weitere wichtige Meilensteine im Software-VertriebUmsatzsteuer-Grenzen (EU-Ausland): Wenn Sie über Paddle verkaufen, ist dies unkritisch, da Paddle die Umsatzgrenzen im Ausland für Sie überwacht. Sollten Sie jedoch direkte B2C-Verkäufe in der EU ohne Merchant of Record tätigen, gilt seit einigen Jahren die EU-weite Lieferschwelle von 10.000 €. Ab diesem Gesamtumsatz in andere EU-Länder müssen Sie zwingend das OSS-Verfahren nutzen.Wegfall der monatlichen Umsatzsteuer-Voranmeldung: Wenn Sie im ersten Jahr steuerlich unauffällig geblieben sind und Ihre Zahllast gering war, befreit Sie das Finanzamt im zweiten oder dritten Jahr oft von der monatlichen Pflicht. Sie müssen die Voranmeldung dann nur noch vierteljährlich abgeben, was den Bürokratieaufwand drastisch senkt.
Option 1: Das Gesellschafterdarlehen (Best Practice)Sie leihen Ihrer UG das Geld nur temporär. Das ist der einfachste und flexibelste Weg für den Start.So funktioniert es: Sie überweisen den Betrag (z. B. 2.000 €) auf das UG-Konto. Als Verwendungszweck schreiben Sie z. B. „Gesellschafterdarlehen [Ihr Name]“.Der Vertrag: Sie müssen einen kurzen, formlosen Darlehensvertrag zwischen sich (als Privatperson) und der UG (vertreten durch Sie als Geschäftsführer) aufsetzen.Konditionen: Sie können das Darlehen zinslos oder marktüblich verzinst gestalten. Es sollte eine Klausel enthalten, dass die UG das Geld zurückzahlt, sobald ausreichend liquide Mittel vorhanden sind.Vorteil: Sobald Ihre Software erste Gewinne abwirft, kann die UG Ihnen das Geld steuerfrei auf Ihr Privatkonto zurücküberweisen.
Option 2: Einzahlung in die Kapitalrücklage (Keine Rückzahlung vorgesehen)Sie stecken das Geld dauerhaft in die Firma, um das Eigenkapital zu stärken (ohne Erhöhung des offiziellen Stammkapitals beim Notar).So funktioniert es: Sie überweisen das Geld mit dem Verwendungszweck „Einzahlung in die Kapitalrücklage gemäß § 272 Abs. 2 Nr. 4 HGB“.Die Dokumentation: Sie müssen als alleiniger Gesellschafter einen kurzen Gesellschafterbeschluss schreiben und unterschreiben, in dem steht: „Ich beschließe am [Datum], eine formlose Einzahlung in Höhe von [Betrag] € in die Kapitalrücklage der UG zu leisten.“Nachteil: Dieses Geld gehört fest der UG und stärkt deren Bilanz. Sie können es sich später nicht einfach so formlos zurücküberweisen, sondern nur über den offiziellen Weg einer Gewinnausschüttung (die dann versteuert werden muss).Was Sie unbedingt beachten müssen:Niemals ohne klaren Beleg: Überweisen Sie niemals Geld ohne einen schriftlichen Vertrag oder Beschluss im Hintergrund. Ihr Steuerberater oder die Buchhaltungssoftware benötigt diesen Beleg zwingend für die monatliche Buchführung, um die Buchung auf ein "Verrechnungskonto" oder "Gesellschafter-Darlehenskonto" zu setzen.Keine verdeckte Gewinnausschüttung umgekehrt: Wenn die UG Ihnen später Geld zurückzahlt, muss das exakt durch den Darlehensvertrag gedeckt sein. Einfach so Geld hin- und herzuschieben, führt bei Betriebsprüfungen zu großem Ärger.Vorlage für ein schnelles GesellschafterdarlehenWenn Sie Geld einzahlen möchten, reicht ein Zweizeiler für Ihre Unterlagen:DarlehensvertragZwischen [Ihr Name, Anschrift] (Darlehensgeber) und der [Ihre UG i.Gr. / UG, Anschrift], vertreten durch den Geschäftsführer [Ihr Name] (Darlehensnehmer).Der Darlehensgeber gewährt der Gesellschaft ein zinsloses Darlehen in Höhe von [Betrag] EUR zur Bereitstellung von Liquidität. Die Rückzahlung erfolgt unaufgefordert, sobald die Liquidität der Gesellschaft dies zulässt.[Ort, Datum, zwei Unterschriften (1x Sie privat, 1x Sie für die UG)]Ich kann Ihnen dabei helfen, die Verträge für den Start rechtssicher vorzubereiten. Wenn Sie möchten, kann ich Ihnen auch zeigen, wie Sie diesen Vorgang später in Lexoffice oder sevDesk richtig verbuchen. Was wäre für Sie hilfreich?KI-Antworten können Fehler enthalten. Weitere Informationen
Wie der Buchhaltungs-Workflow in sevDesk aussiehtSie verbuchen die Geldeingänge im Wesentlichen teilautomatisiert einmal pro Monat. Der manuelle Aufwand beträgt meist weniger als 15 Minuten.
Schritt 1: Das Paddle-Guthabenkonto in sevDesk anlegenIn sevDesk verknüpfen Sie Ihr normales UG-Geschäftskonto (z.B. Qonto oder Finom) per Schnittstelle. Zusätzlich legen Sie in sevDesk ein manuelles Zahlungskonto (ein sogenanntes Verrechnungskonto) an und nennen es „Paddle Guthaben“.
Schritt 2: Die monatliche Abrechnung verbuchenAm Ende des Monats laden Sie sich aus dem Paddle-Dashboard den monatlichen Auszahlungsbericht (Payout Statement) herunter.Sie erstellen in sevDesk eine Sammel-Einnahme (bzw. Ausgangsrechnung) an den Kunden „Paddle Payments“.Sie buchen den Bruttoumsatz (Gesamteinnahmen) als Einnahme auf das virtuelle „Paddle Guthaben“-Konto.Sie buchen die Paddle-Gebühr (die Paddle einbehalten hat) als Ausgabe (z.B. auf das Buchungskonto „Nebenkosten des Geldverkehrs“ oder „Fremdleistungen“) ebenfalls gegen das „Paddle Guthaben“-Konto.
Schritt 3: Den echten Bankeingang abgleichenWenn Paddle Ihnen das Geld einmal im Monat auf Ihr echtes UG-Geschäftskonto (z.B. Qonto) überweist, erscheint diese Transaktion automatisch in Ihrem sevDesk-Bankfeed.Sie müssen diese Transaktion jetzt nur noch als „Umbuchung“ vom virtuellen „Paddle Guthaben“-Konto auf Ihr echtes Bankkonto markieren. Ihr virtuelles Paddle-Konto steht danach wieder auf 0 €, und Ihr echtes Bankkonto spiegelt das reale Geld wider.
Belegdaten auslesenSie laden das Payout Statement aus Ihrem Paddle-Dashboard herunter. Darauf sehen Sie drei wichtige Zahlen:Brutto-Umsatz: Die Summe aller Verkäufe weltweit (z. B. 5.000 €).Paddle-Gebühr: Der Anteil, den Paddle einbehält (z. B. 250 €).Auszahlungsbetrag: Das Geld, das auf Ihr Bankkonto überwiesen wird (z. B. 4.750 €).
Sammelbeleg in sevDesk erstellenSie erstellen einen neuen Einnahmen-Beleg in sevDesk. Als Kunde hinterlegen Sie Paddle Payments Ltd. (Irland).Position 1 (Umsatz): Sie buchen den vollen Umsatz (z. B. 5.000 €). Da Paddle in Irland sitzt, wählen Sie als Steuerstatus „Steuerfreie innergemeinschaftliche Dienstleistung“ (Reverse-Charge).Position 2 (Gebühr): Sie fügen eine negative Position (z. B. -250 €) hinzu. Als Buchungskonto wählen Sie „Nebenkosten des Geldverkehrs“ oder „Fremdleistungen“.Ergebnis: Der Belegwert in sevDesk sinkt exakt auf den Auszahlungsbetrag (4.750 €).
Bankabgleich (Zwei Klicks)Wenige Tage später geht das Geld auf Ihrem echten Geschäftskonto (z. B. Qonto/Finom) ein.In sevDesk taucht die Zeile + 4.750 € von Paddle im Bankfeed auf [6].Sie klicken auf „Verknüpfen“, wählen den in Schritt 2 erstellten Sammelbeleg aus und bestätigen.Fertig: Der Fall ist für das Finanzamt und Ihren Steuerberater perfekt und rechtssicher verbucht.